עקרונות בסיסיים ביצירת טופס התקשרות באתר
בניית אתרי אינטרנט הוא במקרים רבים אחד הדברים החשובים והמהותיים ביותר בעבודתם של גופים כאלו ואחרים, בין אם מדובר בחברה עסקית, גוף ציבורי או כל גוף אחר. אתר אינטרנט הוא כיום סוג של סטנדרט, אשר מהווה לא רק את כרטיס הביקור והפנים של אותו גוף כלפי העולם החיצוני, אלא גם מהווה אמצעי התקשרות מרכזי עם לקוחות, ספקים וגורמים אחרים אשר הינם מהותיים לפעילות הארגון.
לכן, משקיע כיום כל גוף או ארגון אשר הוא באתר אינטרנט מקצועי, מעוצב ובעיקר פונקציונאלי, כולל כל הפעולות הנדרשות לשם כך – שכירת מתכנתים ומקימי אתרים מקצועיים, קניית דומיין ושטח אחסון (ובמקרים רבים כיום גם קניית דומיין בעברית עבור אתרים הפונים לציבור הישראלי), ובאופן כללי – בנייה ועיצוב של אתר אשר יוכל למלא אחר פונקציות מסוימות וחשובות.
אחת הפונקציות החשובות והשימושיות בבניית אתרי אינטרנט של ארגונים רבים בישראל ובעולם כולו היא האפשרות של לקוחות או גורמים חיצוניים אחרים ליצור קשר עם אותו ארגון באמצעות האתר. לשם כך, מכיל כמעט כל אתר כיום טופס התקשרות.
טופס התקשרות טוב – חשוב כמעט כמו קניית דומיין טוב
יותר ויותר ארגונים מבינים כיום כי טופס התקשרות יעיל וטוב הוא חשוב מאוד עבור פעילות האתר והחברה כולה, ומשחק תפקיד מרכזי בתועלת מפיק אותו ארגון מהאתר שלו. טופס התקשרות הוא דרך נוחה ויעילה עבור כל גורם ליצור קשר עם אותו ארגון, ללא צורך במענה טלפוני אנושי במשך שעות רבות מדי יום – מה שעשוי להוות הוצאה כספית כבדה. כך, יכול אותו ארגון למנות עובד (או כמה עובדים – תלוי בכמות הפניות) אשר יעברו מדי יום על הפניות המתקבלות, וישיבו עליהן או יטפלו בהן בצורה כזו או אחרת. טופס התקשרות יכול לחסוך לחברה הרבה כסף, ולכן הוא חשוב כמעט כמו קניית דומיין בעברית, עיצוב האתר או כל מאפיין אחר באתר הארגון.
אז על מה כדאי לשים דגש כאשר יוצרים טופס התקשרות באתר שלכם?
קודם כל, יש לוודא כי בדף הבית של האתר יופיע באופן ברור ובמקום מרכזי הקישור לטופס ההתקשרות (בדרך כלל קישור זה יסומן במילים "צור קשר" או כל ביטוי דומה אחר...). לאחר מכן, יש לוודא שטופס ההתקשרות עצמו הוא ברור, תכליתי ולא מסובך מדי. טופסי התקשרות רבים הם מסורבלים מדי, ולא נותנים למשתמש את האפשרות להעביר הלאה את הבקשה אם לא מילאו אינספור שדות חובה מציקים. שדות חובה אלו יכולים אמנם להיות חשובים (כמו למשל אמצעי ליצור קשר חזרה עם שולח ההודעה..), אך נסו להגביל אותם למינימום על מנת ליצור חוויית שימוש ידידותית ונוחה.
זכרו – טופס ההתקשרות הוא יותר מסתם דרך ליצור קשר עם החברה (לשם זה מספיק לשלוח אי מייל..) – באמצעות טופס התקשרות יעיל אתם יכולים לסנן מראש את הפניות לחברה, לקטלג אותן על פי נושאים או מחלקות רלבנטיות אליהן אמורה ההודעה להגיע, ובסיכומו של דבר פשוט לחסוך הרבה זמן וכסף לארגון.
לכן, כל ארגון צריך לבנות באופן פרטני את טופס ההתקשרות לאתר שלו על פי אופי הפעילות והפניות הצפויות, ולהקדיש מספיק זמן ומשאבים לתכנון ולבנייה – בסופו של דבר זה ישתלם, ובגדול..